“Etik” meselesi, gerek dünya çapında, gerekse ülkemizde uzun yıllardır üzerinde durulan bir konu. Çünkü artık herkes tarafından kabul edilen bir gerçek varsa o da, etik bir yönetim anlayışına sahip olmayan aileler de, şirketler de, devletler de; yani her boyutta kurum zarar görmeye ve beyazdan uzaklaşıp siyahın etkisi altına girmeye mahkum. Yolsuzlukla, uygunsuzlukla, suistimalle ve pek çok başka suçla mücadelenin ilk adımı, ülkelerin ve şirketlerin “etik” bir şekilde yönetilmesinden geçiyor.
Konuya kurumlar düzeyinde bakarsak, kurumların bir kısmı bu anlamdaki yolu yürümeye yıllar önce başlayıp epey yol almışken, bir kısmı da yeni yeni bu yolda ilerlemekte ve ilk adımı nasıl atacağını bilememektedir. Hakikaten, son yıllarda en çok karşılaştığımız sorulardan biri, şirketlere özel hazırlanması gereken Suistimal Risk Yönetimi Programları’nın ilk adımlarından biri olan bu etik kültür, etik yönetim meselesinde nasıl ilerlemek gerektiği.
Elbette bu sorunun cevabı şirketin özelliklerine; piyasasına, mevcut kültürüne, taşıdığı risklere, iş yaptığı coğrafyalara, büyüklüğüne ve “etik bir yönetim anlayışı” ile neyi hedeflediğine göre değişir. Ama çoğunlukla, şirkete özel oluşturulmuş İş Etiği Kodları / Davranış Kuralları’nın varlığı en uygun maliyetli ve temelin sağlam olması için gerekli ilk adımdır. Şirketin gerek kendi bünyesindeki uzmanlarla, gerekse bu konunun profesyonelleriyle birlikte bir İş Etiği Kod’u oluşturması işin “nispeten” kolay kısmıdır. Ama bunu takiben hemen şu soru akla gelir: “peki bu koda kim sahip çıkacak?” Koda sahip çıkmaktan kastımız, yazılan bu kuralların anlaşılması, yaygınlaştırılması, soru işaretlerinin cevaplanması, uygunsuzlukların incelenmesi gibi görevlerdir ve çoğunlukla kimse günlük işlerinin yanında bu konularla ilgilenmeye kolay kolay gönüllü olmaz. Her şirket de bir Uyum Bölümü kuracak büyüklükte olmadığı için, soru havada öylece asılı kalır.
Etik Kurul’lar, işte burada devreye girerler.
2004 yılında, kamu otoriteleri kendi bünyelerinde Etik Kurul oluşturmak üzere harekete geçtiler ve 25 Mayıs 2004 yılında yürürlüğe giren 5176 sayılı kanunla, yalnızca bazı kamu görevlilerini kapsayan Kamu Görevlileri Etik Kurul’u kuruldu. Elbette o kurulun etkinliğini tartışmak konumuz dışında. Ancak özel şirketlerin çoğu böyle bir mecburiyete tabi olmadıklarından, yakın zamana kadar böyle bir çaba içine girmediler. Ancak isimleri farklı olabilse de, bir Etik Kurul’a, bir İş Etiği Uyum Komitesi’ne, bir Etik Konsey’e, bir Etik Danışma Komitesi’ne sahip olmanın sağladığı tarafsızlık, güvence, hesap verilebilirlik ve saydamlık gibi avantajları görünce, artık pek çok şirket kendi bünyesinde bir Etik Kurul oluşturmaya başladı.
Disiplin Kurulu gibi bir şey mi bu Etik Kurul?
Değil.. Aslında mümkün olduğunca da bu algıdan uzak tutulması gereken bir kurul. Çünkü Etik Kurul’un temel amacı ceza vermek değil, ceza verilmesini gerektirecek konuları azaltmak. Bu nedenle Etik Kurul’dan, eğer ortada bir uygunsuzluk varsa ortaya çıkarması ya da çıkarılmasını sağlaması beklenirken, o uygunsuzluğu cezalandırması beklenmemeli, eğer şirket içi bir ceza verilecekse bu Disiplin Kurulları’na bırakılmalıdır.
Peki kimlerden oluşur bir Etik Kurul?
Bu konuda standart bir şey söylemek mümkün değil. Ancak kimlerden oluşmamasının tavsiye edildiğini söyleyebiliriz. Şirketin operasyonlarını yöneten, kısa ve uzun vadeli operasyon kararlarını alan yöneticilerin Etik Kurul üyesi olmasının çok tercih edilebilir bir yöntem olmadığı kanaatindeyiz. Zaman zaman şirketin anlık çıkarlarına aykırı kararlara da imza atması gerekebilecek bir kurulda, şirketin performansı üzerinden hesap vermek durumunda olan yöneticilerin olması, Etik Kurul’un tarafsızlık özelliğini zedeleyebilir. Bu nedenle İnsan Kaynakları, Denetim, Hukuk, Uyum gibi günlük işleyişten sorumlu olmayan birimlerin yöneticilerinin bu kurulda bulunması, daha tavsiye edilebilir bir yöntemdir. Eğer kurum birden fazla lokasyondan ya da birden fazla tüzel kişilikten oluşuyorsa, o şirketlerin de birer Etik Temsilcisi olması ve ilgili şirketlerle bağlantılı vakalara dahil olması, şirket dinamiklerinin daha yakından takip edilebilmesi açısından önemlidir.
Etik Kurul’un bağımsızlığının artırılması için, Yönetim Kurulu düzeyinde raporlama yapması, şirket yönetimine rapor vermemesi beklenir. Eğer şirket yönetimlerine aktarılması gereken konular olursa bu bilgilendirmenin Yönetim Kurulu tarafından ya da Yönetim Kurulu’nun yönlendirmesiyle Etik Kurul tarafından yapılması uygun olur.
Ne iş yapar Etik Kurul?
Özetle;
- Etik programın anlaşılması, uygulanması ve geliştirilmesi için gerekli aksiyonları planlamak, liderlik yapmak,
- Etik dokümanların, politika ve prosedürlerin oluşturulması ve düzenli olarak gözden geçirilmesi konusunda insiyatif almak,
- Etik ilkelerin ön plana çıkarılması, etik bilincin artırılması ve herkes tarafından uygulanması konusunda gerekli faaliyetleri planlamak,
- Etik eğitimleri planlamak ve gerçekleştirilmesini sağlamak,
- Etik konusundaki soruları cevaplamak ve danışman görevi üstlenmek,
- Bildirilen ya da kendisi tarafından ortaya çıkarılan uygunsuzlukları ve ihlalleri incelemek ya da incelenmesini sağlamak,
- Şirketin etik programı konusunda düzenli raporlama yapmak.
Son söz yerine…
Kimlerden oluşacağına, nasıl bir işleyişinin olacağına, raporlama sistemine çok dikkatli karar verilmesi gereken Etik Kurullar, çalışanlar üzerinde bağımsızlık, tarafsızlık, şeffaflık ve güven algısı oluşturabilirse, şirketin etik kültürünün en önemli yapı taşlarından biri olarak hizmet verebilir. Güçlü bir Etik Kurul’un üyeleri, suistimal ve yolsuzluk ile olan savaşta, en önde giden neferlerden olmanın keyfini ve gururunu hep yaşayacaktır.
Çiğdem GÜRER, CFE, SMMM
Bu yazı, Etik ve İtibar Derneği (TEİD)in EtikBlog’unda da yayınlanmıştır.
https://www.etikblog.com/etik-kurulum-olmadan-asla
Bir cevap yazın