“KÖTÜ”leri Etik Kod’la “İYİ” Yapmak…

(Etik Kod Yazma Kılavuzu)

Son yıllarda, özellikle ekonomik durgunluğun da etkisiyle suistimal riskleri artan şirketler, artık suistimali olduktan sonra ortaya çıkarmaktansa, önlemenin yollarını araştırmaya başladılar. Pek çok açıdan suistimalden çok daha az maliyetli olan suistimalle mücadele metodlarının bir arada bulunduğu Suistimal Risk Yönetimi programları, her ölçekten pek çok şirket tarafından uygulanıyor artık.

Bu programlar, üç ana adımdan oluşmakta:

1) Önleme
2) Ortaya Çıkarma
3) Tekrarından Kaçınma

Önleme adımı, öncelikle bir şirket etik kültürü oluşturulmasını, şirket yönetiminin bu kültürün arkasında tavizsiz durmasını, şirket içinde bu kültüre uygun bir Etik Kod oluşturulmasını ve bu Kod’un eğitimlerle çalışanlara duyurulmasını içerir. Bu önleme yöntemleri, etkin bir Suistimal Risk Programı’nın temelini oluşturduğundan, önleme aşamasının en önemli kısımlarındandır.

Nedir Etik Kod?

Farklı şirketlerin İş Etiği İlkeleri, Davranış Kuralları, Çalışma Kuralları gibi isimlerle de adlandırabildiği Etik Kod, aslında bir şirket için doğru ve yanlışları belirleyen, çalışanların birbirleriyle, yönetimle, müşterileriyle, tedarikçileriyle, kamuyla, devletle ve diğer üçüncü şahıslarla olan ilişkilerinin kurallarını ortaya koyan, kurumun içinden ya da dışından kaynaklanan sorunların çözümü için çerçeve oluşturan bir kurallar bütünüdür. Sadece suistimal önleyici bir araç değil, aynı zamanda şirketin piyasadaki algısını ve itibarını olumlu etkileyen,  kurumsal yatırımcıların ilgisini çekmek konusunda destek olan, daha kurumsal tedarikçi, müşteri ve yöneticilerle çalışmayı kolaylaştıran, verimi artıran, şirket varlıklarının etkin kullanımını, giderlerin daha sağlıklı kontrol edilebilmesini ve rekabet avantajı sağlayan bir araçtır. Etik Kod, şirkete özel ve mevzuat değişikliği, kültür değişikliği, iş yapış şekillerinin değişmesi gibi durumlarda güncellenebilecek kadar esnek olmalıdır.

Peki nasıl yazılır bu Etik Kod?

Etik Kod oluşturulmadan belirlenmesi gerekenler:

Şirketlerin, kendilerine özel bir Etik Kod oluşturmak için, bu projeyi yönetecek bir çalışma grubu kurmaları faydalı olur. Grubun, bu konuda insiyatif alabilecek yöneticilerden oluşturulması süreci hızlandırır. Ancak, kuralların oluşturulması aşamasında, bu kuralları günlük hayatlarında kullanacak çalışanların da yüz yüze görüşmeler ya da anketler yoluyla fikirlerinin alınması, Kod’un benimsenmesini kolaylaştırır. Kod’u oluşturmaya başlamadan, proje ekibi aşağıdaki soruları yanıtlamış olmalıdır:

– Kod ne kadar detaylı olmalı?
– Nasıl bir dil (ben/biz) kullanılmalı?
– Hangi dillere çevrilmeli?
– İnternette yayınlanmalı mı?
– Ayrıca tedarikçiler için de bir Kod yazılmalı mı?
– Bahsedilmesi istenen ana başlıklar nelerdir?
– Bu konularda şirket yönetiminin yaklaşımı nedir?
– Şirket çalışanlarının günlük hayatları bu yaklaşımdan nasıl etkilenmektedir?
– Mevcut politika ve prosedürler nelerdir? (Etik Kod ve politika, prosedürlerin birbirine uyumlu olması gerekir.)
– Şirketin uyması gereken mevzuat nedir? Ayrıca ileride gönüllü olarak uyulmak istenecek mevzut, standart var mıdır? (ör: Birleşmiş Milletler Küresel Sözleşmesi)

Dünyanın en büyük 200

şirketinin (Global Fortune

200) %86’sı, kendi Etik

Kod’una sahip durumda.

İyi bir Etik Kod’un özellikleri:

– İyi bir Etik Kod, çalışanların ve yöneticilerin günlük çalışma hayatlarında karşılaştıkları konuları kapsamalı ve bu konularda rehberlik yapabilecek detayda olmalıdır.
– Şirket kültürüne uygun ve içerdiği kurallarla ilgili hiç taviz verilmeyecek şekilde yazılmalıdır.
– Dili basit, birleştirici, kolay anlaşılabilir olmalıdır. Yuvarlak ve çift anlamlı kelimeler kullanılmamalıdır.
– Mevcut yasalara, düzenlemelere, şirketin tabi olduğu ve olmayı arzu ettiği mevzuat ve standartlara uygun olmalıdır.
– Mutlaka üst düzey yönetim tarafından desteklenmeli ve arkasında durulmalıdır.

Kod yazıldıktan sonra:

– Şirketin kurallar bütünü, şirketin en üst düzey yönetimi tarafından desteklenmeli ve kendileri tarafından çalışanlara duyurulmalıdır.
– En başta yöneticiler Kod’u uygulamalı ve çalışanlara örnek olmalıdır. Kod’a uyulmadığı durumlar için, yönetici – çalışan ayrımı gözetmeden nasıl davranılacağı önceden belirlenmeli ve bu konuda istisna yapılmamalıdır.
– Takip eden en kısa zamanda, şirkete uygun vaka çalışmalarıyla desteklenen eğitim programı başlatılmalı ve Etik Kod’un konuşulması, tartışılması, anlaşılması sağlanmalıdır.
– Çalışanların istedikleri zaman ulaşabilecekleri şekilde basılı ve/veya elektronik ortamda tutulmalıdır.
– Kod’un iletişimi tamamlandıktan sonra, çalışanlardan Etik Kod’u anladıklarına ve uygulayacaklarına ilişkin beyan alınmalıdır.
– Şirket tarafından belirlenecek aralıklarla Etik Kod güncellenmelidir.

Sonuç:

Defalarca Etik Kod yazma, güncelleme ya da eğitimlerini verme projelerinde yer almış biri olarak, her projede, yazdığımız Kod’un kötü niyetli insanları yolundan çevirip çeviremeyeceğini merak ederdim. Sonunda geçenlerde okuduğum bir makaleyle buna yanıt buldum. Makale diyordu ki; “Etik Kod’lar “kötü insanlar” için dizayn edilmez, etik davranmak isteyen insanlar için dizayn edilir. “Kötü”, zaten muhtemelen Kod’a uymayacaktır. Ama “iyi” ve “etik” insanlar, zor durumlarla, sıkıntılı kararlarla karşı karşıya kaldıklarında ne yapacaklarını bilmek isterler. İşte Etik Kod bunun için gereklidir.” Düşününce, yanlış karar verirse yanlış yola sapacak ve kötülerden sayıca çok daha fazla olduğuna inandığım iyilere yol göstermek için yazılacak bir Etik Kod, çok da kötü bir fikir gibi gelmiyor.

Bir Cevap Yazın